wer?
Eine Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage wird von jedem Unternehmen benötigt.
was?
Die Belegablage hat zeitnah im Rahmen der Anfertigung von Grundaufzeichnungen zu erfolgen. Da diese üblicherweise erst beim Steuerberater erstellt werden geht es bei der Verfahrensdokumentation zur Belegablage um die Dokumentation einer geordneten und übersichtlichen Ablage Ihrer Belege.
Die Organisation des Unternehmens hat sicher zu stellen, dass mit hoher Wahrscheinlichkeit keine Unterlagen verloren gehen können. Hierbei kann auf unterschiedliche Methoden zurück gegriffen werdenn wie einer durchlaufenden Nummerierung der belege (Stichwort: Paginierstempel) oder auch einer strukturierten Ablage in einem Fach-/Mappen-/Ordnersystemen.
Im Rahmen des Belegweges werden technische Systeme und Programme zu beschreiben sein, die der Belegverarbeitung dienen. Es sind beispielsweise die Geräte und Programme aufzuführen, die Zugriffsberechtigungen sowie entsprechende Handbücher / Bescheinigungen zu den IT-Systemen. Vorgangsbeschreibungen zeigen dem Dritten in kurzer und verständlicher Weise die Prozesse nachvollziehbar auf.
Wussten Sie beispielsweise, dass digitale Belege auch auf den digitalen Weg in die Buchführung einfließen müssen? Hier gibt es sehr häufig Aufdeckungen nicht rechtskonformer Prozesse, die bislang so hingenommen wurden. Regelmäßig werden digitale Rechnungen z.b. der Telekommunikationsunternehmen einfach ausgedruckt.
wie?
Gemeinsam nehmen wir die betriebsinternen Prozesse der Belegablage auf und schauen uns an, wer die Beteiligten Personen sind. Hierbei werden wir die Belege, die in ihrem Unternehmen anfallen, definieren und deren Weg beschreiben.
